300年の歴史を持つ老舗仕出し料理店、八百彦本店様。主要取引先である葬儀会社からのご注文は、深夜や早朝の電話・FAXが中心でした。従業員が早朝4時に出社し、手書きの注文書を手入力するアナログな業務フローは、従業員の大きな負担となるだけでなく、アレルギー対応の確認漏れや発注ミスを誘発するリスクを抱えていました。
fiikaは葬儀会社専用のBtoBオンライン注文システムの企画・情報設計・デザインを担当。システム利用者に高齢の方が多いことを考慮し、「わかりやすく、見やすい」UI/UX設計を徹底。深夜・早朝でも間違いなくオンラインで受発注が完結する仕組みを構築し、従業員の業務負担を劇的に改善、発注ミスのリスクを限りなくゼロに近づけることに成功しました。
課題の核心は「従業員の負担」。深夜早朝のアナログ業務からの脱却
最大の課題は、葬儀会社からの不規則かつ緊急性の高い注文を手作業で処理していることによる、従業員の皆様の心身の負担でした。
深夜の電話やFAXを受け、早朝4時に出社して対応するという業務フローは、ヒューマンエラーを誘発する温床となっていました。
私たちはこの課題を解決するため、24時間いつでもオンラインで受発注が完結するBtoB専用システムの構築を提案。アナログ業務の完全なDX化を目指しました。
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利用者は50〜70代。「わかりやすさ」を徹底したUI/UX設計
システムの主な利用者である葬儀会社の担当者は、50〜70代とPC操作に不慣れな方も多いと想定されました。
そこで、プロジェクトのコンセプトを「わかりやすい」「見やすい」に設定。
文字やボタン、商品画像を大きく表示し、視認性を高めました。
特にアレルギー情報や注文個数といった間違いが許されない重要項目は、誰が見ても一目でわかるデザインを追求し、操作ミスによる発注事故を未然に防ぐ工夫を凝らしました。
システムで実現する「ミスのない」受発注フロー
オンライン注文をスムーズに進めるだけでなく、「ミスをなくす」ための機能設計に注力しました。アレルギー対応が必要な商品を明確に分けて表示する機能や、注文数に応じて合計金額を自動計算する機能を実装。
電話での聞き間違いや手計算による金額ミスといった、アナログ業務特有のリスクを撲滅しました。
また、葬儀会社の担当者が喪主様と画面を共有しながら商品を選べるような画面設計も想定し、双方にとって円滑なコミュニケーションを支援します。
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